Como falamos acima, existe um método de trabalho do BPO Financeiro que é dividido em etapas e entregas. Conheça quais são essas etapas e o que cada uma delas entrega, gerando valor ao negócio do empreendedor.
1. Inicialização
Nesta primeira fase, o prestador de serviço mergulha na vida financeira e contábil da empresa, conhecendo os processos, vendo o histórico de transformação do negócio e todas as tarefas administrativas necessárias. Conhece os sistemas utilizados e as pessoas envolvidas na operação – se for uma empresa maior – e conversa com o empreendedor para entender o momento e as expectativas em relação ao trabalho. Esta etapa deve acontecer somente após o contrato assinado, sob risco de problemas quanto a conflito de interesses e segurança da informação.
O objetivo é entender o cenário e propor mudanças no processo que respondam às necessidades e expectativas do empreendedor que contratou o serviço. Ferramentas, sistemas, métricas, controles, acompanhamento diário, mensal e anual são definidos nesta etapa, bem como os relatórios gerenciais que serão entregues nos tempos determinados.
Na prática esse onboarding acontece apenas uma vez e, realizar ele com qualidade, é fator determinante para o sucesso da parceria. Como o ditado diz “combinado não sai caro”.
2. Manutenção da operação
Essa etapa é o coração do BPO Financeiro porque é o dia a dia. São as rotinas e como são executadas pelo parceiro, atendendo as obrigações legais e burocráticas e gerando informação estratégica para a tomada de decisão na empresa. De maneira geral, o que é realizado nesta etapa, são fluxos contínuos de trabalho, muitos deles mediados por tecnologia que garante segurança e agilidade de processo. Conheça alguns:
- controle de contas a pagar e receber;
- agendamento de pagamentos;
- emissão de notas fiscais e cobranças;
- identificação, validação e armazenamento digital de documentos;
- conciliação bancária;
- elaboração do fluxo de caixa e demais demonstrações financeiras;
- análise das informações gerenciais e indicadores.
Se o prestador de serviço for responsável também pela parte contábil, novas atividades são agregadas ao BPO Financeiro como:
- Certificação digital
- Emissão de NFs/mês
- Fechamento contábil
- Relatório de Impostos pagos
- Análise de otimização tributária
- Departamento pessoal
- Relatórios gerenciais de contabilidade
Neste caso de BPO Financeiro e Contabilidade integrados, a grande vantagem é utilizar a mesma documentação da escrituração contábil e rotinas financeiras, ganhando tempo e segurança de dados. Esta etapa é contínua e pode ser revista sempre, agregando funções ou otimizando processos.
3. Suporte estratégico permanente
Esta fase é o cérebro do BPO Financeiro. Em paralelo a operação rotineira, o BPO gera números atualizados em tempo real para que o empreendedor tenha segurança e confiança na tomada de decisão do negócio. Isso garante que a estratégia esteja sempre baseada em números o mais atualizados e precisos possíveis.
Uma amostra dessa sinergia se dá na emissão das demonstrações legais acompanhadas de relatório gerencial com percepções sobre o histórico e a saúde financeira da empresa, antevendo possíveis problemas e oportunidades. Outro exemplo é se antecipar aos fatos fazendo intervenções pontuais que garantam a possibilidade de mudança de rumo de acordo com o mercado ou alterações na legislação.
Nesta etapa é muito decisivo que o outsourcing tenha prontidão para, ao perceber problemas ou oportunidades, sinalizar rapidamente aos tomadores de decisão para que não haja risco ao processo.
